Praktikanten und Werkstudenten im Startup: Was bei Vertrag, Mindestlohn und Abrechnung gilt
Drei Beschäftigungsformen folgen drei verschiedenen Regelwerken
Ordne jede Stelle am besten schon bei der Ausschreibung einer von drei Gruppen zu:
• Pflichtpraktikum: Die Studien- oder Prüfungsordnung schreibt es vor. Beim Mindestlohn zählen auch Praxisphasen im dualen Studium dazu.
• Freiwilliges Praktikum: zur Orientierung vor einer Ausbildung oder einem Studium oder begleitend zum Studium, ohne Vorgabe der Hochschule.
• Werkstudentenjob: ein reguläres Arbeitsverhältnis neben dem Studium, bei dem das Studium im Vordergrund bleibt.
Die Bezeichnung allein trägt nicht. Nach § 22 Mindestlohngesetz kommt es auf die tatsächliche Ausgestaltung an, also darauf, ob jemand für begrenzte Zeit praktische Erfahrungen sammelt. Wer neben dem Studium regelmäßig 20 Stunden pro Woche mitarbeitet, steht nach Auffassung des Bundesarbeitsministeriums in einem Arbeitsverhältnis, auch wenn der Vertrag von einem Praktikum spricht.
Viele Statusfragen lassen sich schon vor der Zusage klären
Im
Bewerbungsgespräch im Startup stehen meist Persönlichkeit, Teamgeist und Flexibilität im Mittelpunkt. Für Vertrag und Abrechnung solltest du zusätzlich einige formale Angaben einsammeln, am besten schriftlich und vor der Zusage.
• eine aktuelle Immatrikulationsbescheinigung
• beim Pflichtpraktikum den Auszug aus der Studien- oder Prüfungsordnung
• frühere Praktika im eigenen Unternehmen
• weitere Jobs neben dem Studium mit ihren Wochenstunden
• Steuer-Identifikationsnummer und Sozialversicherungsnummer
Der Auszug aus der Studienordnung schützt vor allem dich. Ohne ihn wird es bei einer Kontrolle schwer zu begründen, weshalb die Vergütung unter dem gesetzlichen Stundensatz lag.
Mindestlohnpflichtige Praktika brauchen eine unterschriebene Niederschrift
Für Praktikanten, die nach § 22 Mindestlohngesetz als Arbeitnehmer gelten, sieht § 2 Abs. 1a des Nachweisgesetzes eine Sonderregelung vor. Das betrifft vor allem freiwillige Praktika über drei Monate. Die wesentlichen Bedingungen müssen unverzüglich nach Vertragsschluss und spätestens vor dem ersten Praktikumstag schriftlich festgehalten, unterschrieben und ausgehändigt werden. Die Textform, die seit 2025 für den Nachweis bei Arbeitsverhältnissen genügt, greift der Absatz nach seinem Wortlaut nicht auf. Hineingehören mindestens die Lern- und Ausbildungsziele, Beginn und Dauer, die tägliche Praktikumszeit, die Vergütung, der Urlaub und ein Hinweis auf geltende Tarifverträge oder Betriebsvereinbarungen. Pflichtpraktika und kurze freiwillige Praktika fallen nicht unter diese Pflicht. Eine unterschriebene Vereinbarung mit denselben Punkten ist auch dort sinnvoll.
Werkstudenten bekommen einen regulären Arbeitsvertrag
Werkstudenten sind Arbeitnehmer mit vollem Anspruch auf Mindestlohn, Urlaub und nach den ersten vier Wochen auch auf Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall. Den Nachweis der Arbeitsbedingungen darfst du ihnen in Textform schicken, wenn das Dokument speicher- und druckbar ist und du einen Empfangsnachweis anforderst. Von dieser Erleichterung ausgenommen sind Branchen mit besonderer Schwarzarbeitskontrolle wie Gastronomie oder plattformbasierte Lieferdienste. Die Befristung, die Werkstudentenverträge häufig enthalten, bedarf dagegen nach § 14 Abs. 4 TzBfG der Schriftform. Liegt bei Arbeitsbeginn keine von beiden Seiten unterschriebene Fassung vor, gilt der Vertrag als unbefristet. Schreib eine feste Wochenstundenzahl in den Vertrag, denn an ihr hängt der Sonderstatus in der Sozialversicherung.
In der Abrechnung trennen Personengruppen die Fälle
Für die Meldung an die Krankenkasse zählt die richtige Personengruppe. Einen Werkstudenten mit Verdienst oberhalb der Minijob-Grenze meldest du mit der Personengruppe 106 und der Beitragsgruppe 0100. Beiträge fallen damit nur zur Rentenversicherung an. Ein vorgeschriebenes Zwischenpraktikum während des Studiums ist allein in der Unfallversicherung versichert und läuft unter der 190. Für ein vorgeschriebenes Vor- oder Nachpraktikum außerhalb der Studienzeit gilt die 105. Freiwillige Praktika behandelst du je nach Immatrikulation, Verdienst und Stunden wie einen Werkstudentenjob, einen Minijob oder eine reguläre Beschäftigung. Laufen mehrere dieser Fälle nebeneinander, entstehen Fehler oft schon im ersten Monat. Bevor du eine
Lohnsoftware für Startups einführst oder wechselst, lohnt es sich, je einen Werkstudenten und einen Pflichtpraktikanten probeweise anzulegen und zu kontrollieren, welche Schlüssel das Programm zieht. Anbieter wie Paychex lässt Interessenten seine Abrechnungsplattform vorab in einer Testumgebung ausprobieren oder in einer kostenlosen Demo kennenlernen.
Ein freiwilliges Praktikum über drei Monate kostet Mindestlohn ab dem ersten Tag
Pflichtpraktika sind vom Mindestlohn ausgenommen, egal wie lange sie dauern. Bei freiwilligen Praktika zur Orientierung oder neben dem Studium gilt die Ausnahme nur bis zu drei Monaten. Dauert ein solches Praktikum länger, steht der Mindestlohn für die gesamte Zeit zu, also auch für die ersten drei Monate. Ein studienbegleitendes Praktikum bleibt zudem nur einmal beim selben Arbeitgeber mindestlohnfrei, und nach einem Bachelorabschluss sieht das Arbeitsministerium die Orientierungsphase in der Regel als beendet an.
Ein Vollzeitpraktikum mit 40 Wochenstunden kommt beim Stundensatz von 13,90 Euro auf gut 2.400 Euro brutto im Monat. Läuft es über den Jahreswechsel, steigt der Satz ab Januar 2027 auf 14,60 Euro und der Monatsbetrag auf gut 2.500 Euro. Sonderfälle wie eine Masterarbeit im Unternehmen, den Wechsel des Praktikumsbetriebs oder einen Studienabbruch während des Praktikums behandeln die
Fragen und Antworten zum Mindestlohn für Studierende des Bundesarbeitsministeriums mit Stand Januar 2026.
Der Werkstudentenstatus hängt an Stunden und Kalendertagen
Die Grenzen für den Werkstudentenstatus stehen so nicht im Gesetz. Die Krankenkassen wenden sie als Verwaltungspraxis an. In der Vorlesungszeit gelten höchstens 20 Wochenstunden. Mehr Wochenstunden, etwa in den Semesterferien, sind möglich, solange solche Phasen innerhalb eines Zeitjahres zusammen nicht mehr als 26 Wochen oder 182 Kalendertage umfassen. Bei beiden Grenzen zählen Jobs bei anderen Arbeitgebern mit. Wird eine Grenze überschritten, fällt der Status weg, und du meldest ab dann mit der Personengruppe 101 und vollen Beiträgen.
Wenn sich der Status mitten im Einsatz ändert
Mit dem Ende des Studiums entfällt der Sonderstatus in der Sozialversicherung. Wird aus einem Praktikum ein Werkstudentenjob, brauchst du einen neuen Vertrag und eine geänderte Meldung. Bricht jemand während eines Pflichtpraktikums das Studium ab und ihr setzt das Praktikum einvernehmlich fort, ist ab diesem Zeitpunkt der Mindestlohn fällig. Für die Zeit davor entsteht kein Anspruch.
Weil Praktikanten oft im Halbjahrestakt wechseln, zahlt sich eine wiederverwendbare Einarbeitung aus, zum Beispiel über
digitale Lernplattformen mit kurzen Lerneinheiten für die ersten Wochen.
Fazit
Bei Praktikum wie Werkstudentenjob entscheidet die Einordnung über Vertragsform, Mindestlohn und Meldung. Drei Punkte tragen am weitesten. Lass dir den Pflichtcharakter eines Praktikums mit der Studienordnung belegen, behalte bei freiwilligen Praktika die Grenze von drei Monaten im Kalender und frag bei Werkstudenten alle weiteren Jobs ab. Mit diesen Angaben in der Personalakte lässt sich schon die erste Abrechnung sauber aufsetzen.
Online seit: 2. November 2026